Jako OSVČ potřebovala Lenka nejen vědět, kam peníze jdou, ale hlavně je správně zaznamenat pro daně. Problém byl propojit osobní přehled s tím, co chce finanční úřad. Různé kategorie pro různé účely vedly k dvojímu zapisování.
Řešení našla v systému, kde jedna transakce má vícero atributů. Nakoupí-li notebook za 30 000 Kč, je to v kategorii "hardware" pro osobní přehled, "DHM" pro daně a "zboží s DPH 21%" pro evidenci. Jeden zápis, tři pohledy.
Daňově optimalizované kategorie
Vytvořila kategorie, které odpovídají položkám v daňovém přiznání: cestovné, reprezentace, drobný majetek, DHM, propagace, vzdělávání, služby. Každá má jasná pravidla, co kam patří, podle pokynů finančního úřadu.
Důležité bylo rozlišit výdaje plně uznatelné a částečně uznatelné. Mobil používá na 80% pracovně, tak spadá do kategorie s automatickým krácením. Systém počítá daňově uznatelnou část sám podle přednastavených procent.
DPH a automatické výpočty
Každá kategorie má přiřazenou sazbu DPH nebo osvobození. Při zápisu výdaje systém automaticky vypočítá základ daně a DPH. Na konci měsíce má připravené podklady pro DPH přiznání bez dalšího počítání.
- Nákup zboží pro další prodej – DPH plně uplatnitelné
- Služby a materiál – DPH podle typu
- Auto – koeficient 0.8 pro pracovní použití
- Reprezentace – daňově neuznatelné, ale evidované
Export do XMLformátu pro účetní program trvá dvě minuty. Má přehled o cash flow, daňové povinnosti a čistém zisku v reálném čase. Když přišla daňová kontrola, měla vše připravené a seřazené podle jejich požadavků.
První rok jsem dělala chyby v zařazování, ale s daňovým poradcem jsme to vyladili. Teď systém šetří 15 hodin měsíčně na přípravě podkladů.
Používá software Faktury.cz propojený s bankou, ale princip funguje i v Excelu s dobře nastavenou strukturou.